居家办公如何用任务协同工具搞定项目和团队管理？

成都杰少

远程参会，团队协作，项目经理分配任务，团队成员多人协同编辑文件，推进项目，人力资源部在线审核报销……，随着“云办公”的普及加快，我们只需要一台电脑、一部手机和一根网线就可以随时进入办公状态，工作时间和地点也更加灵活。特别是近年来，远程沟通和在线会议已经成为“刚需”，改变了很多“上班族”工作模式。
随着互联网进一步渗透到各个行业，云办公越来越受欢迎和认可。在员工看来，家庭办公节省通勤时间，效率输出将会更高。但项目经理认为，居家办公沟通的成本增加了，处理事情的进展也减慢了。那么，如何在远程办公的情况下顺利地项目推进项目管理，提高团队成员的工作效率呢？让我们一起分析一下。


不久前，有新闻报道称，一家企业要求所有员工在家工作，并安装计算机监控软件，每5分钟自动截图捕获，每天截图不足89次就算旷工。员工透露，“如果几次抓拍不到，就要扣除所有的绩效，这样大家都不敢上厕所”。事件一经曝光，就引发公众热议。
的确，在传统的工作环境中，零距离，9点打卡，6点下班，随时沟通，老板更愿意用人眼.现场办公验证员工是否工作了8个小时。但是，如果远程家庭办公已经逐渐成为常态，除了监控之外，没有更好的方法来确保员工的工作效率吗？当然有！
例如，使用专业的项目管理工具进行项目管理和团队合作。使用专业项目管理工具不仅可以科学管理和团队合作，而且比起粗糙的监督方法，这种管理工具更加人性化，虽然员工分散在各地，但业务没有延迟。
而要想更好地做好居家办公，无非是做好两件事：管好人，管对事。
而项目管理工具飞项完全可以针对性解决居家办公的痛点：
1.如何明确目标，层层落实？
居家办公不如在办公室零距离解释任务干净利落。很多时候，人们通过网上会议或语音电话收到的信息可能不到位。因为如何正确传递任务是非常关键的，如果员工可能偷工减料，就会导致整个项目被耽搁。


项目经理使用飞项的任务分解和脉络图来处理上述问题。飞项的脉络图可以像思维导图一样建立事项，使事物的派发像你的思维一样平滑。为了防止项目中的岗位真空情况，管理者还可以直接在脉络图中建立事项/会议/待办事项，明确事项的子孙管理，确保每个人都有相应的工作事项。这样，每个人都可以明确自己的目标和任务，不会因为信息不同步而开始摸鱼。
2.如何沟通到位，信息完全触达？
通常，许多工作需要团队合作。居家办公后，同事之间、团队之间的沟通依赖于在线语音/电话等，通常无法进行多信息的同步和触达。视频会议的效果肯定不如面对面交流那么直接。因此，相互合作和沟通成本增加，影响工作进度。
而飞项IM在交流中做了很多人性化的设置，每一件事都有专属的IM，你可以继续发起待办事项.会议等小任务，您也可以标记沟通内容的要点重点。这样，沟通遇见卡顿可以随时发起通话处理，还能辅助以文件、重点资料，使信息快速且完全触达，防止在后续处理时因为过于忙碌而忘记要做的事。



3、如何量化工作，呈现任务进度？
很多时候，居家办公会出现一种情况，那就是“缺乏工作仪式感”，积极性降低，效率不如以前，甚至在企业没有热情之后，人们变得拖延和放松。与此同时，家务也影响了工作。更不用说个人绩效评估评分了，恐怕甚至KPI都做不到！这也是老板焦虑的地方。
那应该如何缓解老板的焦虑？建立信任，让老板充分相信在家工作的效率和热情？这也只是下策，毕竟，情感信任更多的是基于情感上的。为了减少老板的焦虑，只有改变信任的方式，比如直接以任务进度为导向进行评估。
如何使用任务进度导向评估？这可以使用飞行项目的月度视图、团队时间表和数据报告。



在团队日程中，项目经理可以在月视图中快速总结月度安排，飞项提供各种选择层次：空间、项目、标签、完成情况……、以及自定义筛选器，过滤他们想看到的内容，多项目多任务同步推广也是小菜一碟。此外，在成员安排中，还可以直观地看到项目组成员的工作进度和时间安排，方便管理者随时调整。对老板来说，这也是可以作为绩效考核的部分之一。


此外，数据分析也是项目经理“监控”居家办公的利器之一。很多时候，我们不能总是通过视频或语音电话来监控员工是在努力工作还是在浑水摸鱼，但数据不会欺骗人。飞项支持在空间内跨项目以“事”纬度，以及“人”纬度报告分析。主要包括：整体分析、人员分析和事项分析。通过数据，项目经理可以看到每个项目和成员的效率和任务进度。


事实上，当居家办公成为一种趋势时，许多企业和项目团队都有自己的应对方式。然而，在选择任务协作工具进行项目管理时，不要偏离初衷。项目经理应该做的是控制项目，使项目顺利实施，而不是使用工具来监控员工的热情。
作为项目经理和企业主，为了确保员工能够及时、准确、成功地完成工作任务，各级管理人员应善于利用在线办公机会，通过沟通合作不断鼓励，提高下属学习能力，并进行相应的检查，跟踪和监督。能够跟踪下属的学习内容，并进行适当的评估和回顾，将其作为绩效评价的内容之，这都是防止在线办公效率下降的有效控制措施。

山之北水之南

看起来好像不错的样子